SV Zalk en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Privacy Statement
De AVG is van toepassing op de sv Zalk; hoe gaan wij er mee om
De regelgeving ten aanzien van privacy en bescherming van persoonsgegevens heeft ook impact op de sv Zalk. Hierna geven wij aan hoe wij als sv Zalk omgaan met de verwerking van persoonsgegevens van leden en medewerkers.
Verwerken persoonsgegevens
De sv Zalk mag alleen persoonsgegevens verwerken voor het doel waarvoor deze worden verzameld en alleen op basis van een van de volgende 6 grondslagen.
- a) Toestemming van de betrokkene;
- b) uitvoering van een overeenkomst;
- c) voldoen aan een wettelijke plicht
- d) bescherming van de belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon
- e) uitvoering taak van algemeen belang
- f) behartiging van gerechtvaardigde belangen
- g) Toestemming aanvragen subsidies
Persoonsgegevens
Als persoonsgegevens worden aangemerkt alle informatie die over jou bekend is bij sv Zalk. Denk daarbij aan naam, adres, geboortedatum (indeling in leeftijdscategorie), bankrekeningnummer en e-mailadres gegevens. Voor betaalde krachten ook het BSN nummer. Dus gegevens of een combinatie van gegevens die iets zeggen over jou als lid, vrijwilliger of medewerker (bv betaalde trainers) van de vereniging.
Waarom worden jouw persoonsgegevens verzameld
Jouw persoonsgegevens worden verzameld om voor jou het sporten bij de sv Zalk mogelijk te maken; voetballen loopt dan via de KNVB en andere sporten geregeld door de sv Zalk zelf. Dit teneinde voor de afdeling voetbal daarmee te kunnen aan de bepalingen die door de KNVB zijn opgesteld en bijvoorbeeld de Belastingdienst en eventueel het UWV voor wat betreft betaalde krachten. De gegevens worden daarom niet alleen verzameld om te kunnen sporten. Deze gegevens zijn ook nodig om op andere wijze actief betrokken te kunnen zijn bij de vereniging. Bijvoorbeeld om als leider te kunnen fungeren, of als (assistent)scheidsrechter of als betaalde trainer of als trainer/(bege)leider bij de zaalsporten.
Hoe verzamelt de sv Zalk de persoonsgegevens
Als je lid wilt worden van de sv Zalk, of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger, of een andere relatie met de sv Zalk aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Jouw gegevens verstrek jij door het invullen en ondertekenen van het aanmeldformulier. In het aanmeldformulier zijn specifieke toestemmingsverklaringen opgenomen.
Ben jij of is jouw zoon/dochter al lid van de sv Zalk, dan vragen wij bij deze de toestemming voor het verwerken jouw persoonsgegevens en/of van jouw zoon/dochter. Daarbij wordt tevens toestemming gevraagd dat er foto’s of films van jou en/of jouw zoon/dochter worden gepubliceerd als dat in het kader van verenigingsactiviteiten of informatievoorziening (bij voorbeeld presentatiegids en/of pupil van de week, verslagen activiteiten, aankondiging activiteiten, toernooien, onderlinge gymwedstrijden e.d.) gewenst is.’
Vastlegging persoonsgegeven
De hiervoor genoemde gegevens worden bij de sv Zalk opgeslagen in de (gedigitaliseerde) ledenadministratie, dan wel de financiële administratie. Alleen die gegevens worden vastgelegd voor het doel waar dit voor bedoeld is. Met behulp van de door jou verstrekte gegevens kunnen we jou op de juiste wijze inschrijven als lid en voor de voetbal aanmelden bij de KNVB. De gegevens die door de sv Zalk verstrekt worden, kunnen voor de afdeling voetbal geraadpleegd worden door in te loggen in de app ‘Voetbal.nl’. Daar wordt ook de mogelijkheid geboden om jouw gegevens met betrekking tot de lidmaatschapsregistratie of relatie met sv Zalk te bewerken. In deze app kun jij zelf instellen of en hoe jouw naam en foto getoond wordt. Voor de andere sporten kan bij het secretariaat van de sv Zalk geraadpleegd worden.
Verwerking van jouw gegevens
Verwerking van persoonsgegevens is gebonden aan daarvoor geldende wet- en regelgeving. Daar is de sv Zalk aan gehouden.
Voor de afdeling voetbal worden jouw persoonsgegevens verwerkt via Sportlink. Dat is de administratieve applicatie die verbonden is met de KNVB. Sportlink verwerkt deze gegevens in opdracht van de KNVB. Zodra jij je als lid afmeldt bij de sv Zalk en (eventueel) lid wordt bij een andere voetbalvereniging, dan zullen de persoonsgegevens via Sportlink overgedragen worden. Deze overdracht valt onder de voorwaarden van de KNVB.
Voor de zaalsporten worden jouw gegevens verwerk in een eigen administratie die in het beheer is van de ledenadministratie.
Waarvoor leggen we jouw gegevens nog meer vast
Als je eenmaal lid van de sv Zalk bent, dan wil je op de hoogte gehouden worden van en geïnformeerd worden over bijvoorbeeld activiteiten. Maar ook om jou uitnodigingen te kunnen sturen (ledenvergaderingen, informatie bijeenkomsten en meer). Verder worden gegevens vastgelegd om jubilea te kunnen inventariseren. Jouw gegevens worden dus gebruikt om contact met jou te onderhouden en jou te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken. Maar ook ter ondersteuning van administratieve processen rondom de contributie.
Wie kan jouw gegevens inzien
Jouw persoonsgegevens kunnen worden ingezien door bestuursleden en daartoe aangewezen vrijwilligers op grond van een geheimhoudingsverklaring en die op grond van hun functie binnen de vereniging hier toegang voor dienen te hebben.
Aan een organisatie, een andere derde partij of personen die geen functie bekleden en daartoe aangewezen zijn, worden geen persoonsgegevens verstrekt. De sv Zalk kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.
Bewaartermijn van de persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens worden afgeschermd bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verkregen. Hier gelden bepaalde wettelijke voorschriften voor. Op grond van fiscale wetgeving is de sv Zalk verplicht om voor haar financiële administratie een bewaartermijn van 7 jaar te hanteren. Dat geldt ook voor de debiteuren-/crediteurenadministratie.
Wel worden in beperkte vorm na uitschrijving gegevens bewaard om statistische informatie (voor CBS of gemeente) te kunnen blijven genereren. Denk hierbij aan bijvoorbeeld informatie teneinde oud-leden (mits deze toestemming hebben verleend) te informeren over bijvoorbeeld een reünie.
Wat wordt niet vastgelegd
Niet vastgelegd worden gegevens van sponsoren en bedrijven waar zaken mee gedaan worden. Deze vallen niet onder het begrip ‘natuurlijke personen’ zoals omschreven in de AVG.
Tevens leggen wij voor de leden het BSN nummer niet vast. Wel wordt dit vastgelegd voor de betaalde krachten (zie ook ‘Waarom worden jouw gegevens verzameld’). Verder wordt van de leden c.a. niet vastgelegd de zogenaamde ‘Bijzondere persoonsgegevens’.
Dit zijn privacy gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, geloofsovertuiging, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij leggen alleen bijzondere persoonsgegevens vast inden dit vereist of noodzakelijk is op basis van de AVG.
Social Media.
De sv Zalk maakt gebruik van de social media. Hiertoe wordt door de sv Zalk gebruik gemaakt van de website, Facebook, YouTube en Twitter. Dit om leden, oud-leden en geïnteresseerden in de sv Zalk van actuele informatie te voorzien over de verenigingsactiviteiten, live verslag wedstrijden e.d.
Ook hier gelden de regels van de AVG en worden in acht genomen om de privacy te (waar)borgen.
Via de hiervoor genoemde accounts kan gereageerd worden op berichten die de sv Zalk publiceert. Wij verzamelen echter geen persoonsgegevens via deze accounts. Wel kan de sv Zalk generieke informatie, zoals het aantal reacties, gebruiken om onder meer het bereik van de sv Zalk te analyseren en haar aanbod te verbeteren.
Foto’s maken en filmen.
Bij en voor de sv Zalk worden foto’s gemaakt en wordt er gefilmd. Foto’s worden onder andere gemaakt voor de eventuele presentatiegids en worden deze gebruikt voor bijvoorbeeld ‘de pupil van de week’ en voor verslag website en social media. Met de aanmelding als lid van jezelf of van een kind, gaat de sv Zalk er van uit dat voor het nemen en gebruiken van de foto toestemming wordt verleend. Tenzij jij of een ouder aangeeft hier geen toestemming voor te willen verlenen. Jouw foto of dat van jouw kind zal dan niet gepubliceerd worden. In de praktijk betekent dit dat jij of jouw kind niet betrokken wordt bij het nemen van de elftalfoto of groepsfoto. Bij de pupil van de week zal eveneens geen foto geplaatst worden. Natuurlijk is hij/zij wel gewoon ‘pupil van de week’ en kan hij/zij gewoon deelnemen aan de wedstrijden of andere activiteiten.
Daarnaast worden foto’s gemaakt en wordt er gefilmd in het kader van informatievoorziening, wedstrijdverslagen, alsmede het analyseren van beelden om de sportprestaties te verbeteren. De informatievoorziening zal uit gerechtvaardigd belang, niet zijnde uit commercieel belang, worden gebruikt.
In het geval van wedstrijdverslagen mogen foto’s en beelden van wedstrijden gepubliceerd of uitgezonden worden, ook als daarbij bijvoorbeeld toeschouwers herkenbaar in beeld komen.
Rechten
De AVG geeft jou ook rechten. Deze zijn o.a.:
- het recht op inzage
- het recht op rectificatie en aanvulling
- het recht op beperking van verwerking
- het recht op vergetelheid (het wissen van persoonsgegevens)
- het recht op bezwaar
Geen toestemming, vraag of klacht?
Indien jij op grond van het voorgaande meent geen toestemming te kunnen verlenen voor het gebruik of verwerken van jouw persoonsgegevens, of die van jullie zoon/dochter, dan kun jij een bericht sturen naar [email protected].
Dat geldt ook voor eventuele vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de sv Zalk.
Wijzigingen privacy beleid
De sv Zalk behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid in het kader van actualisatie van het privacy beleid en voor zover niet in strijd met de AVG.
Disclaimer
De inhoud van www.svzalk.nl is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel sv Zalk tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt de sv Zalk expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is.
Klik hier om bovenstaande als een pdf-bestand te openen.
